スキルアップ 仕事

【初心者向け】仕事で便利なExcel関数|転職しても使える!

2020年4月19日

 

本田さん
Excelの勉強をしたいんですけど、何をしたらよいですか?
自己流で覚える人も多いけど、本を読んだ方が習得は早いと思うよ。『できるYouTuber式 Excel現場の教科書』は実践向けで読みやすいよ。
野良KEN
本田さん
YouTuberなんですね。買って読んでみます。あと、優先的に覚えた方がいい機能を教えてください。
転職サイトで習得チェックしている項目は一通り覚えた方がいいかもね。どの会社に行っても使える機能だと思うから。
野良KEN
本田さん
そうですね。その項目を私にも教えてください。

 

 

知っておくべきExcelスキル

一部転職サイトでExcelスキルの習得チェックに使っている項目を抜粋しました。

1.『四則演算』

計算の基礎『足し算・引き算・掛け算・割り算』のことです。

上記の掛け算を例として、売価×販売数=売上を求めるので…

  1. I列の13段目のセルに売上を表示させたいから、そのセルを選択
  2. 【shift】キーを押しながら、『=(イコール)』を入力
  3. 売価があるG列13段目のセルを選択
  4. 【shift】キーを押しながら、『※(アスタリスク)』を入力
  5. 販売数があるH列13段目のセルを選択
  6. 【Enter】キーを押すと、そのセルに売上が表示
本田さん
これぐらい、私も知ってます。
初歩だからね。では次の項目に進めるよ。
野良KEN

 

2.SUMPRODUCT 関数

『SUMPRODUCT(サム・プロダクト)』

範囲(配列)に対する指定の要素部分の積を求められます。

上記を例として、3日間の売上を求めるため、D列とE列の積の合計を求めるので、

  1. F16のセルに売上を表示させたいから、そのセルを選択
  2. 【shift】キーを押しながら、『=(イコール)』を入力
    『SUMPRODUCT』と入力
  3. 【shift】キーを押しながら、『( …かっこひらき』を入力
  4. 一つ目の範囲であるD7のセルからD15のセルまで範囲指定
  5. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  6. 二つ目の範囲であるE7のセルからE15のセルまで範囲指定
  7. 【shift】キーを押しながら、『 )  …かっことじ』を入力
  8. 【Enter】キーを押すと、そのセルに3日間の売上が表示

※上部『数式タブ』を使うと入力は楽ですが、覚えるために入力形式で表現しています。

本田さん
私の場合は、1行ずつ足し算してから、F列の売上を『オートSUM』の合計を使って出しています。
これぐらいの量であれば、それでもいいと思う。ただ、『SUMPRODUCT関数』だと応用として、その範囲で条件を満たしたものだけカウントすることもできるよ。
野良KEN
本田さん
えーっ、どうやってやるんですか。教えてくださいよ。
応用のやり方は、またの機会に教えるよ。では次に進むよ。
野良KEN

 

3.IF 関数

『 IF(イフ)』

設定した条件を満たした時に表示させる関数です。

※複数条件のネストが不要になる『 IFS』関数も2016年にリリース。

上記を例として、K氏が予算達成しているかを表示したいので

  1. E16セルに『達成=○、未達成=×』を表示させたいから、そのセルを選択
  2. 【shift】キーを押しながら、『=(イコール)』を入力
    『IF』と入力
  3. 【shift】キーを押しながら、『(  …かっこひらき』を入力
  4. 予算以上を真とするため、
    実績であるD16のセルを選択
    【shift】キーを押しながら、『>=』を入力
    予算であるC16のセルを選択
  5. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  6. 真=○とするため、『○』を入力
    ※文字列の場合は、最初と最後に【shift】キーを押しながら、『 "(ダブルクォーテーション)』を入力
  7. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  8. 偽=×とするため、『×』を入力
    ※文字列入力の場合は、最初と最後に【shift】キーを押しながら、『 "(ダブルクォーテーション)』を入力
  9. 【shift】キーを押しながら、『 )  …かっことじ』を入力
  10. 【Enter】キーを押すと、そのセルに結果反映が表示

※上部『数式タブ』を使うと入力は楽ですが、覚えるために入力形式で表現しています。

本田さん
たまに使ってます。『IF関数』を重ねて使う時もあるのですが、かっこだらけになって、わけがわからなくなります。
最新のバージョンでは、その弱点を解消した『IFS関数』が入っているよ。
野良KEN
本田さん
『I F S 』?初めて聞きました。詳しく教えてくださいよ。
まだ使ったことがないよ。自分が使っているOfficeは古いから使えないよ。会社でOfficeを新しくする時に使ってみようかな。
野良KEN

 

4.IFERROR 関数

『IFERROR(イフ・エラー)』

関数でエラー値が出た場合、その値を『0』や空白に返す時に使います。

※『ISERROR』関数より簡単に入力できます。

上記を例として、各部屋の1日あたり金額をを求めたいので

  1. E16セルに1日あたりの金額を表示させたいから、そのセルを選択
  2. 【shift】キーを押しながら、『=(イコール)』を入力
    『IFERROR』と入力
  3. 【shift】キーを押しながら、『(  …かっこひらき』を入力
  4. 1日あたりの金額を求めるから
    月額のC16を選択
    『 /(スラッシュ)』を入力
    利用日のD16を選択
  5. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  6. エラー場合のは0(ゼロ)とするため、『0(ゼロ)』を入力
  7. 【shift】キーを押しながら、『 )  …かっことじ』を入力
  8. 【Enter】キーを押すと、そのセルに1日あたりの金額が表示され、エラーの場合は『0』が表示される

※上部『数式タブ』を使うと入力は楽ですが、覚えるために入力形式で表現しています。

本田さん
えーっ、私はエラーが出るたびに、一つずつdeleteをしていましたよ。こういうことができるなら、最初に言ってほしいですよ。
そういう苦労が覚えようという動機になるね。自分も昔はそうだったよ。エラーを空白にすることが多いから、よく使うようになったよ。
野良KEN

 

5.VLOOKUP 関数

【VLOOKUP(ブイ・ルックアップ)】

指定した範囲内で、垂直(Vertical)に検索し、条件が一致するデータを探せます。

※指定した範囲で、水平(Horizon)に検索する『HLOOKUP』関数もあります。

※垂直・水平の双方検索ができる『XLOOKUP』関数も2019年にリリース。

上記を例として、社員番号から居住地(県)を求めたいので

  1. 【shift】キーを押しながら、『=(イコール)』を入力
    『VLOOKUP』と入力
  2. 【shift】キーを押しながら、『(  …かっこひらき』を入力
  3. 検索する社員番号があるB6セルを選択
  4. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  5. 検索範囲であるB9からK11まで範囲選択
  6. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  7. 検索範囲内で左から8列目の居住地(県)を調べたいので、『8』を入力
  8. 次を選択するため、『 ,(コンマ)』を入力して区切る
  9. 検索の型は完全一致にするので、『FALSE』を入力
  10. 【shift】キーを押しながら、『 )  …かっことじ』を入力
  11. 【Enter】キーを押すと、対象社員番号の居住地(県)が表示される

※上部『数式タブ』を使うと入力は楽ですが、覚えるために入力形式で表現しています。

本田さん
私も今年に入ってから覚えました。昔は、文字検索で一つずつ探していたので大変でしたよ。
『VLOOKUP』は広い範囲で使う場合は、エラー値が多くなるので、『IFERROR』とセットで使うのが必須だな。
野良KEN
本田さん
関数を何個も重ねていくと、かっこが増えてきて、どれにかっこをしているのか、わからなくなってきますよね。
たしかに、最初に数式を作る時は大変だけど、手作業でやると何時間もかかるところを一瞬でやってくれるから、トータルは楽になっている。
野良KEN

 

6.ピボットテーブル

データベースを集計する機能です。クロス集計をすれば、いろんな属性を分析できます。

上記を例にとして、ある期間における日付ごと、かつ店舗ごとの合計金額を求めたいので

  1. 集計するデータベースを用意
  2. 上部『挿入タブ』にある『ピボットテーブル』をクリック
  3. 指定範囲を選択(タイトル行・列も忘れず含める)
  4. 別のシートが立ち上がる▶︎フィールドの設定が必要なので、
    フィールドで、集計したい『日付』と『販売店』と『金額』にレ点にチェックを入れて
    ドラッグ&ペーストで、『日付』を行フィールドに、『販売店』を列フィールドに、『金額』を値フィールドに入れると、上図右側のような表が出来上がる。
  5. プレゼン資料などに使うなら、必要に応じて、表を加工する。
本田さん
よくデータ集計依頼が来るので使っています。値フィールドは、合計や平均など、いろいろ選べて便利ですよね。
販売や企画などの営業部門が、分類分析するためによく使っているね。営業部門にいた時は、嫌と言うほど使っていたよ。
野良KEN
本田さん
自分では使わないケースが多いです。いろんな人から集計依頼がきますが、自分でやってほしいんですけどね。
仕事ができる人に仕事は集まるからね。期待されているんだよ。余裕がある限りは、誰かの役に立つことも大事だよ。
野良KEN

 

7.グラフ

プレゼン資料などで、集計した数値の傾向を把握してもらうために使用します。

上記を例として、自社と競合3社を含む4社の売上推移を折れ線グラフで表現するため

  1. 集計する表を用意する
  2. 上部『挿入タブ』にある各種グラフから『折れ線グラフ』を選択
  3. 各種設定を入れると、ひな形が出来上がる
  4. プレゼン資料などに使うなら、必要に応じて、グラフを加工する。
本田さん
私は作ったことはないですが、意外と簡単にできるんですね。
プレゼン資料を作る時がくれば使うようになるよ。文章よりもビジュアルで訴求したほうがわかりやすいから判断もしやすいよ。
野良KEN
本田さん
『資料のための資料』ではなくて、『提案を判断するための資料』ってことですよね。
わかっているじゃない。あとは、関数や条件付き書式などを使って、簡易的に作れるものもあるよ
野良KEN

本田さん
条件付き書式はよく使いますよ。予算を達成していたら文字が赤色になるようにしたり、未達成の場合はセルが青色になるようにしたりとか。
色をいっぱい使うと、資料が見づらくなるから、気をつけたほうがいいよ。
野良KEN

 

おすすめの書籍

本田さん
転職サイトでチェックしている項目はこんなところですか。
事務職であれば、文字列の位置を検索できる『FIND』関数などは他の関数にからめて使っているだろうし、製造業であれば、標準偏差を求める『STDEV』関数なども使えたら良いかもしれないな。
野良KEN
本田さん
では、このあたりをおさえておけば大丈夫ですかね。
Excelスキルって意外とまわりから教えてもらえないよね。自己流にも限界があるから、本を買って勉強したほうが習得は早いよ。
野良KEN

 

できるYouTuber式 Excel現場の教科書

おすすめはこの書籍一択だと思います。

筆者は、元伊藤忠商事経理部を経て、現在はYouTuber【登録者数5.7万人(2020年4月現在)】をされている方で、実務視点で書かれています。

書籍の弱点である実際の操作法が習得しがたい分を、『書籍×動画』で補っていて、他の購入者の評価も非常に高いです。Excel職人を目指すのではなく、働き方を変えるのに良い書籍です。

正直に言うと、この書籍を読むなら、自分の投稿内容を見る必要はないです。某転職サイトの登録上で、習得Excelのスキルのチェック項目があるので、その項目を抜粋して、さわりだけを説明したにすぎないです。恥ずかしくなるので、この書籍を購入された方は、この投稿の記憶を消してください。ふ〜っ。

自分は普段、書籍はKindleで買って、外出中はiPhoneアプリ、家ではMacアプリで見ていることが多いです。ただ、この書籍の場合、YouTubeと書籍を同時に見たほうが良いので、紙媒体のほうが良いかなと感じていますが、購入スタイルは皆さんのスタイルで良いと思います。

自分も一から勉強しないと…

 

-スキルアップ, 仕事
-, ,

Copyright© 野良KENのブログ , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.